Arbeitszeugnis ausstellen: Das gilt es zu beachten

Aufbau und Inhalt des Arbeitszeugnisses

Wenn Sie sich zum ersten Mal mit dem Verfassen eines seriösen Arbeitszeugnisses beschäftigen, stellt sich Ihnen womöglich die Frage: Wie erstelle ich ein solches Zeugnis überhaupt? Grundsätzlich dürfen in einem Arbeitszeugnis folgende essenzielle Inhalte nicht fehlen:

• Offizieller Briefkopf inklusive Firmenlogo
• Datum
• "Zeugnis" oder "Arbeitszeugnis" als Überschrift
• Angaben zum Mitarbeiter: Namen, Vornamen, Geburtstag und Geburtsort
• Beschäftigungsdauer: Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses
• Tätigkeitsbeschreibung: Position des Mitarbeiters und die damit verbundenen Aufgaben
• Leistungsbeurteilung: Bewertung der Arbeitsleistung des Mitarbeiters
• Verhaltensbeurteilung: Verhalten des Mitarbeiters gegenüber Kollegen, Vorgesetzten und Kunden
• Schlussformel: Abschluss des Zeugnisses inklusive Wünsche für die Zukunft
• Unterschrift einer befugten Person (und Datum – wenn nicht bereits oben vermerkt)

Tipp: Um keine wichtige Information im Zeugnis zu vergessen, empfiehlt sich die Verwendung einer Arbeitszeugnis Vorlage. So können Sie auch sichergehen, alle formalen Anforderungen zu erfüllen.

Formale Vorgaben

Die formalen Vorgaben bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen sind enorm wichtig und sollten unbedingt eingehalten werden. Zunächst einmal gilt: Die Länge des Arbeitszeugnisses sollte sich im Rahmen von etwa ein bis zwei Seiten bewegen. Gemäß den rechtlichen Vorschriften hat jeder Arbeitnehmer das Recht auf ein schriftliches Zeugnis.

Ein Zeugnis, das ausschließlich in elektronischer Form ausgestellt wird – beispielsweise als PDF-Datei – ist also laut § 630 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) und § 109 der Gewerbeordnung (GewO) nicht ausreichend. Auch ist die Verwendung einer elektronischen Signatur in diesem Kontext nicht gestattet.

Ein Arbeitszeugnis sollte, falls vorhanden, auf offiziellem Firmenpapier erstellt werden und in physischer Originalform übergeben werden. Für eine neutrale und objektive Darstellung sollte es zudem frei von übermäßigen Hervorhebungen wie Fettdruck, Unterstreichungen oder Ausrufezeichen sein.

Übrigens: Ist es dem Mitarbeiter nicht möglich, sein Arbeitszeugnis persönlich abzuholen – sei es aufgrund einer größeren Entfernung oder gesundheitlicher Beeinträchtigungen – sollte es ihm per Post zugesendet werden. Um mögliche Beschädigungen und unschöne Knicke zu vermeiden, empfiehlt sich die Verwendung eines ausreichend großen Umschlags mit einem verstärkten Rücken.

Darauf sollten Sie bei der Beurteilung des Mitarbeiters achten

Die Leistungs- und Verhaltensbewertung sind der essenzielle Bestandteil des Zeugnisses und bieten den nächsten Arbeitgebern wichtige Einblicke in die Fähigkeiten und Eigenschaften des Mitarbeiters. Doch auch hier gilt es, einige Standards zu beachten.

Leistungsbeurteilung

Ein unverzichtbarer Bestandteil eines qualifizierten Arbeitszeugnisses ist die Bewertung der Arbeitsleistung des Mitarbeiters. Hierbei werden verschiedene Kriterien berücksichtigt, die ein umfassendes Bild von den Fähigkeiten und Qualitäten des Arbeitnehmers vermitteln. Dazu gehören unter anderem die Beurteilung seiner Fachkenntnisse sowie spezieller Fertigkeiten, die Art und Weise seiner Arbeitsausführung, die erbrachte Arbeitsqualität und seine Fähigkeit, sich neuen Aufgaben zu stellen.

Die Leistungsbeurteilung im Arbeitszeugnis umfasst auch die Einschätzung seiner Leistungsbereitschaft und Verantwortungsbereitschaft. Bei Mitarbeitern, die Führungsverantwortung tragen, kann zudem eine Bewertung der Führungsleistung hinzugefügt werden.

Es ist äußerst wichtig, dass die Leistungsbeurteilung im Arbeitszeugnis sowohl wahrheitsgemäß als auch wohlwollend formuliert wird. Nur so wird jedem Mitarbeiter eine faire Einschätzung seiner Fähigkeiten und Bemühungen zuteil.

Verhaltensbeurteilung

Ebenso integraler Bestandteil eines qualifizierten Arbeitszeugnisses ist die Verhaltensbeurteilung des Arbeitnehmers, sprich die Bewertung seines Sozialverhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und gegebenenfalls Kunden oder Geschäftspartnern. Diese Beurteilung gibt Aufschluss über die Fähigkeit zur Teamarbeit, Kommunikationsfähigkeiten und das generelle Verhalten im Arbeitsumfeld.

Bezüglich der Verhaltensbeurteilung gibt es bestimmte Aspekte, die im Arbeitszeugnis besser nicht genannt werden sollten – es sei denn, sie haben unmittelbare Auswirkungen auf den Betrieb. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Straftaten und Strafverfahren, die nur erwähnt werden dürfen, wenn sie in direktem Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen. Beispielsweise könnten Fälle wie Unterschlagung, Körperverletzung oder sexuelle Belästigung innerhalb des Unternehmens relevant sein.

Achtung: Solche Informationen dürfen im Arbeitszeugnis nur dann aufgeführt werden, wenn sie durch ein Urteil, klare Fakten oder ein Geständnis nachgewiesen sind. Ein laufendes Ermittlungsverfahren oder bloße Verdachtsmomente gehören deshalb nicht in das Zeugnis.

Formulierungen und Codes in der Personalersprache

Die richtigen Formulierungen im Arbeitszeugnis zu verwenden, ist von wichtiger Bedeutung – schließlich soll das Zeugnis nicht nur die beruflichen Fähigkeiten und Leistungen des Mitarbeiters beschreiben, sondern auch den Weg für seine Zukunft nicht unnötig erschweren.

Fakt ist: Ein Arbeitszeugnis sollte alle relevanten Informationen enthalten, die einem potenziellen Arbeitgeber Einblick in die Qualifikationen des Bewerbers gewähren. Dennoch ist es wichtig, die Formulierungen so zu wählen, dass sie eindeutig und klar verständlich sind. Gerade für Neulinge auf diesem Gebiet besteht durchaus die Gefahr, aus Unwissen einen missverständlichen Ausdruck zu verwenden und den Mitarbeiter damit ungewollt schlechter darzustellen als gewünscht.

In Hinblick darauf dürfen in einem Arbeitszeugnis auch gängige Formulierungen und typische Sätze keinesfalls fehlen, da sich ein Arbeitszeugnis an einem festgelegten Standard orientiert. Welche Inhalte genau im Arbeitszeugnis aufgenommen werden sollten, hängt dabei von der spezifischen Tätigkeit und der Branche ab.

Bevor das Zeugnis ausformuliert wird, sollten sich Personalverantwortliche deshalb genau mit den gebräuchlichen Zeugnis-Codes vertraut machen. Dank der fortschreitenden Digitalisierung können die Formulierungen bequem automatisch erstellt und direkt auf den Mitarbeiter angepasst werden.

Wichtig: Im Anschluss sollte das Zeugnis auf mögliche versteckte Botschaften hin analysiert und einem umfassenden Check unterzogen werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Dont's bei einem Arbeitszeugnis

Unzulässige Inhalte im Arbeitszeugnis

Gut zu wissen: Wie so oft im Alltag von Personalverantwortlichen findet auch bei Arbeitszeugnissen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz Anwendung. Es gilt also, dass kein Arbeitnehmer aufgrund seiner ethnischen Herkunft, seines Geschlechts, seiner Religion oder Weltanschauung, seiner Behinderung oder seines Alters benachteiligt werden darf.

Zudem gibt es bestimmte Inhalte, die in einem Arbeitszeugnis keinen Platz finden sollten. Hierzu zählen beispielsweise Informationen über Schwangerschaft, Elternzeit, bereits erteilte Abmahnungen, Zeiträume der Arbeitsunfähigkeit, Betriebsratstätigkeit sowie Gründe für die Kündigung.

Auch persönliche Verhaltensaspekte oder private Informationen haben im Arbeitszeugnis nichts zu suchen. Solche Aussagen könnten den Mitarbeiter unnötig belasten und den Fokus von den relevanten beruflichen Qualitäten des Mitarbeiters ablenken.