Wie Kieler Betriebe die GoBD-Anforderungen erfüllen

Diese Buchführungsregeln definieren, wie Unternehmen ihre steuerlich relevanten Unterlagen korrekt erfassen und speichern. In Kiel betrifft das den Einzelhandel in der Holtenauer Straße genauso wie Dienstleister im Gewerbegebiet Wellsee.

Grundlagen der GoBD im betrieblichen Alltag

Die GoBD geben vor, dass Buchführungsdaten vollständig und jederzeit nachvollziehbar vorzuliegen haben. Jede Buchung benötigt dabei einen Beleg und jede Änderung eine klare Dokumentation.

Papierbelege und digitale Formate dürfen Unternehmen gleichermaßen einsetzen, solange die Ablage klar strukturiert und nachvollziehbar bleibt. Das Finanzamt betrachtet weniger die eingesetzte Technik als den nachvollziehbaren Weg vom Geschäftsvorfall bis zur Ablage.

In vielen Kieler Betrieben hat sich eine Mischform etabliert, bei der digitale und analoge Belege parallel verarbeitet werden. Eingehende Rechnungen erreichen das Unternehmen zum Beispiel digital, Kassenbons aus dem Alltag kommen weiterhin in Papierform an. Die Belege sollten in jedem Fall feste Prozesse durchlaufen, bei denen festgelegt ist, wer sie prüft und wie sie abgelegt werden. So ist jede einzelne Buchung jederzeit nachvollziehbar.

Rechtlicher Rahmen in Schleswig-Holstein

In Schleswig-Holstein gelten dieselben steuerlichen Vorgaben wie im restlichen Bundesgebiet und die Abgabenordnung bildet die Grundlage für die GoBD. Auch das Finanzamt Kiel orientiert sich bei Prüfungen also an diesen Vorgaben und legt Wert auf transparente Abläufe. Für Unternehmen im Kieler Wirtschaftsraum zahlt sich eine strukturierte Buchführung aus. Klare Prozesse reduzieren nämlich Rückfragen und vermeiden unnötige Diskussionen bei eventuellen Prüfungen.

Digitale Buchführung und revisionssichere Archivierung

Die digitale Buchhaltung spart Zeit, verlangt jedoch Disziplin. Belege dürfen beispielsweise nicht lose auf verschiedenen Rechnern oder E-Mail-Postfächern liegen. Die GoBD schreiben stattdessen vor, dass Belege in einer Ablage mit definierten Zugriffsrechten organisiert werden. Verantwortliche im Betrieb definieren demnach, wer Belege erfasst und freigibt. Regelmäßige Datensicherungen gehören obendrein ebenso dazu wie der Schutz vor nachträglichen Änderungen.

Abschreibungen GoBD-konform erfassen

Investitionen wie Maschinen oder Büroausstattung begleiten ein Unternehmen über mehrere Jahre und sollten unbedingt nach den GoBD nachvollziehbar erfasst werden.

Eine korrekte Abschreibung ordnet die angeschafften Werte den jeweiligen Geschäftsjahren zu und dokumentiert jede Bewegung der Belege. Eine gut strukturierte Buchhaltungssoftware unterstützt dabei, die Abschreibungsverläufe transparent darzustellen und bei Bedarf schnell auszuwerten, sodass alle Vorgaben der GoBD eingehalten werden.

Belege, Prozesse und Verfahrensdokumentation

Ein essenzieller Bestandteil der GoBD bleibt die Verfahrensdokumentation, die den Weg eines Belegs vom Eingang bis zur Archivierung beschreibt. Viele Betriebe in Kiel empfinden diesen Punkt als unnötig bürokratisch. In der Praxis hilft eine gut strukturierte Dokumentation jedoch dabei, Abläufe zu klären und Verantwortlichkeiten festzulegen.

Typische Inhalte einer Verfahrensdokumentation sind

• die Beschreibung der eingesetzten Programme und Systeme
• der Ablauf der Belegverarbeitung vom Eingang bis zur Ablage
• die Regelungen zu Zugriffsrechten und Aufbewahrung

Auch die Prozesse rund um das Stellen von Rechnungen gehören in die Verfahrensdokumentation.

Typische Fehler und Risiken für Kieler Betriebe

In vielen Prüfungen treten ähnliche Schwachstellen auf, zum Beispiel fehlende oder veraltete Verfahrensdokumentationen. Auch das Bearbeiten von Rechnungen nach der Archivierung führt regelmäßig zu Beanstandungen. Änderungen an digitalen Belegen gelten schließlich als problematisch, auch wenn sie gut gemeint sind.

Geschäftliche Rechnungen, die in privaten E-Mail-Postfächern landen, gehen in der Archivstruktur ebenfalls häufig unter. Besonders Einzelunternehmer und kleine Betriebe in Kiel unterschätzen dieses Risiko schnell. Eine klare Regelung für geschäftliche Kommunikation schafft hier Ordnung.

Zusammenarbeit mit dem Finanzamt Kiel

Das Finanzamt Kiel setzt bei Prüfungen auf Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Besagte Prüfungen kündigen sich in der Regel an, wobei die Prüfer Zeiträume und die benötigten Unterlagen benennen. Eine klar angelegte, digitale Buchführung erleichtert den Ablauf erheblich. Daten lassen sich nämlich gezielt bereitstellen, sodass Rückfragen überschaubar bleiben.

Ein offener Umgang mit den Prozessen erleichtert außerdem die Klärung kleiner Unstimmigkeiten, solange die Buchhaltungsstruktur nachvollziehbar bleibt.

Unterstützung durch regionale Stellen

Kieler Betriebe finden Unterstützung in der Region, zum Beispiel durch die IHK zu Kiel, die Informationsveranstaltungen und Gespräche bietet, bei denen Unternehmer aus der Region praktische Hinweise zu wirtschaftlichen Themen erhalten.

Auch Steuerberater mit regionalem Fokus kennen die Besonderheiten des Wirtschaftsraums und begleiten Betriebe bei der Umsetzung der GoBD.

Häufige Fragen zur Umsetzung der GoBD in Kiel

Gelten die GoBD auch für kleine Betriebe ohne Bilanzierungspflicht?
Ja, auch kleine Betriebe ohne Pflicht zur Bilanzierung müssen Belege vollständig und nachvollziehbar aufbewahren.

Werden gescannte Belege steuerlich anerkannt?
Ja, sofern der Scanvorgang klar geregelt ist und das Dokument danach unverändert archiviert bleibt.

Wie lange müssen digitale Unterlagen aufbewahrt werden?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre. Das gilt auch für E-Mails mit Rechnungsanhängen.

Unterstützt die IHK zu Kiel bei Fragen zur GoBD?
Die IHK bietet Beratungen und Informationsmaterial für Unternehmen aus Kiel und Umgebung an.