Lohnabrechnung erstellen: Das sollten Sie beachten

Ein Lohn wird gezahlt, wenn die Stundenzahl und damit das Entgelt monatlich schwanken. Mit Grundkenntnissen im Abrechnungswesen und der richtigen Software können kleine und mittelständische Unternehmer die Lohnabrechnung selbst erstellen.

Lohnabrechnung, © Pexels/Oleg Magni
Lohnabrechnung, © Pexels/Oleg Magni

Ablauf der Entgelterstellung

Die Lohnabrechnung kann in fünf einfachen Schritten selbst vorgenommen werden. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass alle gesetzlichen Angaben auf der Lohnabrechnung enthalten sind: Dazu gehören unter anderem Name und Kontaktdaten des Arbeitnehmers, SteuerID und Steuerklasse, Versicherungsnummer, Zeitraum der Abrechnung und das Eintrittsdatum.

  • Zuerst wird der vereinbarte Bruttobezug ermittelt. Dies ist der Stundenlohn plus alle gewährten steuerpflichtigen Zulagen, wie Urlaubsgeld, Überstundenzuschläge und Prämien
  • Davon werden die gesetzlich vorgeschriebenen Beträge an Lohnsteuer, ggf. Kirchensteuer, und die Sozialversicherungsbeiträge abgezogen.
  • Zu beachten sind die steuerfreien Zulagen, z. B. für die betriebliche Altersvorsorge oder ggf. die 50 Euro, die ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern monatlich steuerfrei zahlen kann ("Tankgutschein"), diese werden erst vom Netto abgezogen!
  • Die Überweisung des Nettolohns an den Arbeitnehmer muss zu festgelegten Zeiten erfolgen.
  • Abschließend werden die fälligen Beträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) an Finanzamt, Agentur für Arbeit, Krankenkasse und Pflegeversicherung sowie ggf. Berufsgenossenschaft und Kirche angewiesen.

Sonderfälle beim Erstellen der Lohnabrechnung

Auch für Minijobber muss eine korrekte Lohnabrechnung erstellt werden. Minijobber können bis zu 450 Euro pro Monat (ab 01.10.2022 sind es 520,00 €) verdienen und müssen keine Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge entrichten. Diese zahlt der Arbeitgeber pauschal mit rund 31% an die Knappschaft-Bahn-See.

  • Sonderfall "Baulohn"

Hier wird zwischen Sommer- und Winterarbeitszeit unterschieden: pro Monat fallen 164 Stunden von Dezember bis März an und von April bis November 178 Stunden. Zur Erfassung der tatsächlich geleisteten Stunden muss ein lückenloses Arbeitszeitkonto für jeden Arbeitnehmer geführt werden.

Wann macht es Sinn, die Lohnabrechnung einem Steuerberater oder Lohnbüro zu übergeben?

Die Lohnabrechnung ist zeitaufwendig und es gilt eine Vielzahl an Regeln einzuhalten. Auch wenn die Auftragslage gerade außergewöhnlich gut ist: "Ich hatte keine Zeit für die Abrechnungen" funktioniert nicht.

Bei nicht fristgemäßer Abgabe drohen Strafen. Wird der Lohn nicht pünktlich ausgezahlt, ist das für Arbeitnehmer ein Grund, die Stelle zu wechseln. Unternehmer, die selbst die Lohnabrechnung erstellen, müssen alle Unterlagen dazu laut der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufheben.

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